Då ska du kombinera traditionell ”kontrollerande” projektledning med ett starkt motiverat team. Detta visar forskningen1. Projekt Ombyggnad ortopedkliniken på Falu lasarett är ett strålande exempel på att detta också stämmer i verkligheten.
Projekt Ombyggnad Ortopedkliniken på Falu lasarett fick nyligen kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet”. Kvaliteten på projektets genomförande är därmed verifierat hög. Thomas Samuelsson, Vd på Binosight som tillsammans med Byggherrarna delar ut utmärkelsen, kommenterar:
- Studerar man mätresultaten för det här projektet hittar man många intressanta saker. Förutom att mätresultaten är höga är de också väldigt samstämmiga. Alla, inklusive yrkesarbetarna är överens om projektets goda kvaliteter. Att Planering, kontroll och uppföljning ligger på topp i ett sådant här väl fungerande projekt är inte överraskande. Att man däremot lyckats kombinera det man kan kalla för kontrollerande eller styrande ledarskap med toppresultat för arbetsglädje och olika samverkansfaktorer är mer anmärkningsvärt, säger Thomas.
”Alla ska med”
- Platsledningen har lagt ner ett oerhört arbete för att få med alla i projektet, få dem att känna sig delaktiga och engagerade. Detta gäller inte minst yrkesarbetarna. Ledande montörer medverkar kontinuerligt i de dagliga avstämningarna och bidrar till planeringen. Sedan har de till uppgift att sprida informationen till alla sina kollegor. Detta, tillsammans med att projektet är så väl planerat, är nog nycklarna till att projektet lyckats så väl, menar Martin Ullgren, projektledare på Regionfastigheter Dalarna som är beställare.
BIM skapar struktur och effektiviserar
Användning av BIM fullt ut, utifrån projektets behov, har bidragit till den goda strukturen och styrningen. Niklas Nilsson, platschef hos entreprenören ByggDialog AB, berättar:
- Vi ser det som att vi bygger två gånger. Först digitalt, sedan fysiskt. Vi använder BIM fullt ut och nöjer oss inte bara med att titta på modellerna. Alla i projektet har tillgång till de digitala modellerna i sina telefoner, surfplattor och datorer. Vi visualiserar för brukaren vad vi gör och hur slutresultatet kommer att bli. Skyddsronder och egenkontroller görs också med hjälp av modellerna.
BIM är även centralt vid besiktningar. Besiktningsanmärkningarna kommer digitalt och delas ut till berörda. Efter åtgärd fotograferas och dokumenteras resultatet och går tillbaka in i modellen samtidigt som ansvarig notifieras. På så sätt slipper vi lägga in information igen som redan finns i modellen, säger Niklas.
Lärdomar från projektet
Baserat på intervju med Martin Ullgren och Niklas Nilsson.
- PROJEKTETS FRAMGÅNG BÖRJAR MED ETT BRA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Lägg stor vikt vid att förfrågningsunderlaget ska vara enkelt och tydligt. Inga diffusa skrivningar. Entreprenören måste veta vad den ger sig in i. Ett bra betyg på upphandlingen är om alla parter, när projektet väl är i gång, fokuserar på projektets bästa och bara diskuterar nettokostnader. Detta är den rörliga delen, kundens pengar för att maximera byggherrens investering. Entreprenörens arvode ska redan vara klarlagt och kan läggas åt sidan.
- DÅLIG PLANERING KAN INTE GENERERA BRA PROJEKT. Bra planering är A och O, både den övergripande och den dagliga. Fungerar inte planeringen håller man inte tidplanen och kan inte heller ha koll på budgeten. Då kommer dessutom de flesta andra områden i projektet att påverkas negativt, inklusive relationer och kvaliteten på slutprodukten.
- ODLA LÅNGSIKTIGA RELATIONER. Att lära känna varandra, förstå varandras förväntningar och odla förtroendefulla relationer tar tid. Sök avtals- och samarbetsformer som gör det möjligt för parter och människor att jobba tillsammans över tid. Där finns stora effektivitetsvinster att hämta.
- VÄRDERA ENGAGEMANG FÖRE ERFARENHET. Visst är erfarenhet viktig. Men för att lyckas med samverkan i komplexa projekt är engagemang ofta viktigare. Att varje projektmedarbetare är engagerad och bidrar till projektet är ingen bonus, det är ett krav. Allas engagemang är en framgångsfaktor som skapar många positiva effekter i projektet.
- INVOLVERA YRKESARBETARNA. Kommunicera inte till yrkesarbetarna, kommunicera med dem. Låt yrkesarbetare i ledande befattningar vara delaktiga i dialog och möten och beslut som rör planering av det dagliga arbetet.
- NÄRVARANDE OCH SYNLIG LEDNING. Chefer som bara dyker upp på möten och sedan är osynliga i projektet däremellan kan inte fungera som bra ledare. Kräv av ledande personer att de är närvarande, engagerade och delaktiga i projektet även mellan mötena.
- VÅGA LITA PÅ PROJEKTETS FÖRMÅGA. Det kan vara lockande att plocka in extern expertis inom olika områden. Väg dock noga värdet av externa experter (som ofta har lågt engagemang för projektet) mot värdet av interna resurser med lägre teoretisk kompetens men starkt engagemang för projektet. Hur tror du det påverkar projektets motivation och engagemang att försöka hålla en tidplan man själv har fått påverka, jämfört med en tidplan som någon annan har lagt i knät på dig?
- KOMPLEXA LÖSNINGAR SKA HANTERAS AV GRUPPEN. Enkelt arbete kan utföras utifrån tydliga order. Komplexa utmaningar innebär dock att gruppen måste involveras för att gemensamt komma fram till den bästa lösningen. Kulturella skillnader kan innebära att vissa personer inte är så vana att ta egna initiativ utan vill i stället få tydliga direktiv. Att få människor att vilja involvera sig kan kräva både utbildning och stort tålamod men är värt besväret.
- PARTNERING/SAMVERKAN ÄR BRA MEN PASSAR INTE ALLA PROJEKT. Partnering/samverkan passar inte i alla projekt. Projekt där strukturerad samverkan kommer bäst till sin rätt är (1) större projekt, med (2) komplext genomförande där (3) nyttjandet av lokalen inte är tydligt definierade i förväg. Glöm inte heller att partnering/samverkan ställer större krav på personella resurser och kompetens hos beställaren. Finns inte de resurserna, så avstå.
- ANVÄND BIM AV RÄTT ANLEDNING. Användningen av BIM i projektet måste utgå från projektets behov, att göra arbetet enklare och effektivare för de som jobbar i det. Att trycka på BIM ovanifrån utan att projektmedarbetarna ser nyttan är kontraproduktivt.
- ANVÄND BIM PÅ RÄTT SÄTT. I en projektorganisation som förstår värdet, är mogen och engagerad kan BIM skapa oerhörda effektivitetsvinster. Se till att de digitala modellerna kan användas fullt ut i projektet och att alla har tillgång.
Fakta om projektet
Falu lasarett, ombyggnad ortopedkliniken. Ombyggnad och modernisering av ortopedavdelningar och ortopedklinik. 3 500 m2 invändig byggyta, projektbudget 112 MSEK. Byggherre: Regionfastigheter Dalarna. Entreprenör: ByggDialog AB. Totalentreprenad i samverkan.
1 Artikel: The importance of hard project management and team motivation for construction project performance. (Johan Larsson, Per Erik Eriksson and Ossi Pesämaa, Luleå tekniska universitet, 2017)